Organizadores do evento tentam corrigir defeito de logomarca em púlpito enquanto a Presidente Dilma fala

Fotos: Charles Damasceno

Quarta-feira passada (05/12), em Brasília, durante a abertura do 7º Encontro Nacional da Indústria, bem na hora em que a Presidente Dilma Rousseff se dirigia ao público presente, uma pessoa da organização do evento correu até o palco para tentar arrumar um pedaço da logomarca do evento que havia se descolado do púlpito. A ação foi registrada pelo sempre atento Charles Damasceno, fotógrafo profissional.

E você, se o evento estivesse sob a sua responsabilidade, o que faria numa situação como essas? Teria tentado também corrigir a logomarca ou evitaria chamar ainda mais a atenção sobre o defeito?

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Orientação da CGU sobre participação de funcionários da administração pública em eventos externos

Os órgãos de fiscalização, monitoramento e controle do Governo Federal têm a finalidade de verificar se o dinheiro público está sendo utilizado de forma adequada ou se está sendo desviado para outras finalidades.

Cada vez mais atuantes no setor de eventos governamentais, a Controladoria Geral da União – CGU, no seu Manual de Integração Pública e Fortalecimento da Gestão, fornece orientações também para os milhares de gestores municipais atuantes no Brasil.

Entre as sugestões da CGU está a criação de mecanismos de controle internos para regulamentar o recebimento de remunerações de fontes privadas, presentes, transporte, hospedagem ou favores de particulares.

Nesse caso em particular, a participação em eventos externos, tais como seminários e congressos, na opinião da CGU, “poderá ser permitida quando o evento for de interesse da administração pública e as despesas forem por ela custeadas”.

Se o evento for de interesse privado, “as despesas poderão ser pagas por entidade particular, desde que esta não tenha interesse em decisão da autoridade.” Em relação ao recebimento de presentes, o Manual redigido pela CGU estabelece que os mesmos “deverão ser proibidos, salvo quando de valor simbólico”.

O controle do dinheiro público é talvez o mais importante mecanismo de prevenção da corrupção e de fortalecimento da cidadania, motivo pelo qual deverá contar com o apoio não só dos funcionários da administração pública, mas de toda a população.

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Decisão da Câmara dos Deputados poderá se tornar referência para fiscalização de eventos governamentais

Em um post publicado na semana passada, noticiamos a aprovação, pela Comissão de Turismo e Desportos da Câmara dos Deputados, do Projeto de Lei nº 6908/10, que regulamenta, entre outras coisas, procedimentos de segurança a serem adotados durante a realização de grandes eventos esportivos.

No referido projeto foram sugeridas formas tradicionais de controle, entre as quais apresentação de documento oficial e comprovante de residência dos participantes, assim como foto do comprador dos ingressos. Mas após amplos debates esses procedimentos foram descartados, ao ser considerados difíceis de ser aplicados e possíveis causadores de aglomerações e confusão.

No debate entre os deputados predominou o consenso de que de nada serviria estabelecer normas e regulamentos aparentemente muito eficazes, se na prática não será possível cumpri-los, ou poderão até provocar danos maiores. Optou-se por uma solução intermediária, mas muito sensata: em vez de documentos e fotos será exigida a gravação e arquivamento das imagens.

Embora o projeto de lei em questão trate especificamente sobre segurança em grandes eventos esportivos, a postura do legislativo brasileiro abre um precedente também para eventos governamentais de mediano e grande portes, os quais vêm sendo monitorados cada vez mais de perto pelos  órgãos de controle e fiscalização do Governo Federal.

O precedente, com base na praticidade e aplicabilidade das exigências, vai em certa medida ao encontro de algumas das dificuldades que as empresas de eventos licitadas pelo governo vêm apresentando nas suas prestações de contas para órgãos fiscalizadores, entre os quais a Controladoria Geral da União – CGU.

Em anos recentes têm se observado uma presença significativa da CGU na fiscalização de eventos corporativos, e isso é muito louvável. Mas algumas das exigências para a prestação de contas tornam-se, por vezes, impraticáveis em eventos de mediano e grande portes, como a apresentação de lista de presença, com nome, sobrenome, cargo, função, telefone, e-mail e ainda assinatura de cada participante.

Na prática, procedimentos nesse sentido fazem com que muitas empresas organizadoras de eventos deixem de cumprir exigências dos órgãos fiscalizadores ou prejudiquem a correta prestação dos serviços. Obrigações desse tipo poderiam ceder lugar a procedimentos mais modernos, ágeis e eficazes, como a sugerida gravação de imagens, ou outros como a utilização de códigos de leitura ótica, identificadores de digitais, chips de identificação, etc.

Talvez tendências como a que agora é mostrada pela Comissão de Turismo e Desporto da Câmara dos Deputados, que apostam no aproveitamento das vantagens oferecidas pelos avanços tecnológicos, poderão servir para avançar ainda mais no sentido não apenas de melhorar a segurança nos grandes eventos esportivos, mas, também, para aprimorar os procedimentos de fiscalização e controle dos recursos públicos destinados a eventos governamentais.

Sobre o uso de uniforme e outras formalidades para recepcionistas e coordenadores de eventos

Diego Von e Gracielle Ferreira

Algumas funções dentro do universo da produção de eventos exigem cuidados especiais, e em não poucas delas a boa aparência se torna um diferencial importante, tanto quanto a disciplina, a experiência profissional ou o conhecimento técnico.

Ao serem contratados para prestar serviços, recepcionistas e coordenadores de eventos são geralmente lembrados sobre detalhes relativos ao vestuário e aos adereços que poderão ou deverão ser utilizados. Na maioria das vezes, dependendo das características do evento, são exigidos uniformes e acessórios discretos.

Em eventos corporativos costuma ser utilizado em mulheres o tradicional blazer de cor preto ou azul marinho com calça ou saia na mesma cor e blusa branca, acompanhado por vezes de lenço de cor básica. Sapatos pretos não muito altos, cabelo preso e bem penteado, maquiagem leve e adereços muito discretos completam o visual ideal.

Em outros tipos de eventos, como feiras, lançamentos de produtos, apresentações culturais e esportivas, por exemplo, poderão ser empregados outros tipos de vestuários, mas respeitando-se alguns princípios básicos, entre os quais padronização, fácil identificação, visual profissional, adequação ao ambiente, praticidade, conforto, discrição e simplicidade.

A utilização de uniformes e outros padrões visuais por recepcionistas e coordenadores de eventos é uma prática internacional que tem a sua razão de ser e seu fundamento. Algo importante a se ter em conta é que esses profissionais têm a missão de fazer com que tudo dê certo no evento, motivo pelo qual precisam ser visualmente identificáveis, não devendo ser confundidos com clientes ou participantes.

O uso do uniforme destaca ainda a imagem de organização, facilitando o trabalho e evitando interpretações distorcidas da função desses profissionais. Padronizados no vestuário e na discrição da aparência física, recepcionistas e coordenadores assumirão melhor seu importante papel nos bastidores do evento, e poderão incorporar melhor o sentimento de se sentirem parte ativa de uma equipe de trabalho.

No mais, disposição para ajudar, postura correta, comportamento discreto, foco no atendimento, olhar sempre atento e um sorriso fácil e discreto nos lábios complementam de forma especial a elegância natural daqueles que fazem da excelência no atendimento a sua razão de ser profissional.

Como funcionam as grandes empresas de eventos corporativos?

Evento “Estratégia Nacional de Combate a Cartéis”

Fotógrafo: Charles Damasceno

Um bom amigo e leitor do blog me sugeriu que tratasse sobre “estrutura e funcionamento das grandes empresas de eventos”. Vou tentar resumir um pouco da minha experiência em empresas deste tipo que prestam serviços para órgãos públicos.

O primeiro aspecto que, a meu ver, chama a atenção em uma grande empresa de eventos corporativos, é a existência de contratos que asseguram uma ou várias contas de eventos de instituições de médio ou grande porte, obtidas geralmente em complexos processos de licitação.

As empresas vencedoras dessas licitações assinam contratos por vários anos com os órgãos licitantes, garantindo um significativo volume e uma substancial freqüência de eventos, além de preços fixos pré-determinados em ata para cada serviço prestado. Essas condições permitem às empresas manter uma estrutura física e organizacional sólida e bem estruturada.

Dessa forma, além da estrutura necessária para o funcionamento de qualquer empreendimento, que inclui pessoal administrativo, financeiro, de atendimento, segurança e limpeza, essas empresas contratam equipes fixas de profissionais que coordenam todo o processo de produção dos eventos, desde a elaboração das planilhas de custos até o fechamento final.

Após receber dos clientes as demandas específicas para cada evento, as equipes se encarregam da locação de espaços físicos e da contratação dos fornecedores e de outros recursos humanos necessários, ao tempo que acompanham de forma minuciosa todo o processo de preparação e montagem e, posteriormente, a execução do evento e o seu fechamento.

Estes profissionais de eventos assumem suas funções como assistentes, produtores, coordenadores, supervisores, gerente(s) e diretor(es). Eles coordenam a produção dos eventos como um todo, mas a maior parte das demandas recebidas termina sendo repassada a fornecedores terceirizados, parceiros que prestam serviços especializados de montagem de estruturas, hospedagem, alimentação, sonorização, transporte, material gráfico, decoração, etc.

Um dos aspectos que gera maiores dificuldades nessas empresas de eventos corporativos é o atendimento ao cliente. Existe nos órgãos públicos grande diversidade de funcionários que interagem na demanda e na organização dos eventos, alguns deles muito bem preparados, mas outros, infelizmente, nem tanto.

Uma preocupação adicional das empresas de eventos que atendem demandas governamentais é a satisfação das constantes e cada vez mais severas exigências das instituições responsáveis pela fiscalização e controle dos órgãos públicos, especialmente a CGU – Controladoria Geral da União, quando se trata do Governo Federal.

Os procedimentos para garantir a prestação de contas a estes órgãos de controle representam esforços e gastos adicionais para as empresas de eventos, mas em contrapartida asseguram legitimidade e transparência e terminam garantindo maiores níveis de excelência na prestação dos serviços.

Muito poderia se escrever sobre o funcionamento das empresas de eventos corporativos que atendem aos órgãos públicos, e com certeza retomaremos o tema em outro momento. Mas desta vez ficaremos por aqui, tendo em vista que esta postagem já ultrapassou a media de tamanho sugerida para os textos do nosso blog. Poderemos aprofundar no tema, se for do interesse dos leitores, nos espaços que esta página reserva aos comentários.

Eventos corporativos combinam com... qualidade de vida!

Um  estudo  apresentado  no  início  do  ano  2012  pela Amadeus  - www.amadeus.com  destaca que, atualmente, nos países emergentes, 71% das pessoas que viajam para reuniões de negócios complementam suas atividades profissionais com opções de lazer. E teria sido observada, ainda, uma tendência de forte crescimento nesse sentido.

A ideia de acrescentar valor cultural e diversão às viagens de trabalho vem sendo não só aceita, mas estimulada por algumas empresas no mundo todo. Viagens de trabalho costumam ser cansativas e desgastantes para funcionários e executivos, mas essa situação pode ser amenizada com um pouco de senso de oportunidade.

Incentivar a combinação de trabalho com lazer parece fazer parte cada vez mais de um processo de amadurecimento de grandes empresas e instituições, e essa nova mentalidade estaria tomando conta dos eventos corporativos. E o que é mais importante: esse processo estaria sendo visto como algo benéfico que em nada afeta os resultados corporativos.

Uma rápida olhada em programas, relatórios e publicações relativas a eventos nacionais e internacionais nos permitiria acompanhar esta tendência que deverá se consolidar nos próximos anos. Viagens de trabalho que incorporam qualidade de vida, ao que tudo indica, uma feliz reinvenção do setor de eventos e turismo.

Itamaraty: a mais “glamourosa” das contas de eventos

Cúpula Brasil, China, Índia e Rússia - Palácio Itamaraty

O Palácio Itamaraty, no Ministério das Relações Exteriores, é palco toda semana de vários eventos das mais diversas categorias, que vão desde simples reuniões de trabalho entre diplomatas, cursos, palestras e seminários, até elegantes jantares e recepções oferecidas a excelentíssimos chefes de Estado e de Governo.

Para tomar conta de tantas e tão diversas cerimônias, existe, logicamente, um respeitável Cerimonial; mas para a produção em si dos eventos e a subcontratação dos serviços e sublocação de equipamentos e outros itens necessários, é contratada, mediante licitação pública, uma empresa especializada em eventos.

Desde o fim da Fundação Cabo Frio, em 1994, ocuparam essa distinta função, por diversos períodos, a DMF Congressos, a Aplauso Eventos e a A&C Eventos, todas grandes empresas radicadas em Brasília e que instalaram parte das suas estruturas dentro do próprio Ministério das Relações Exteriores.

Os eventos produzidos por essas empresas no Palácio Itamaraty contam sempre com o sabor especial que lhes confere o refinado mundo da diplomacia; mas os diversos profissionais de eventos que para elas prestam serviços, embora se mostrem orgulhosos por lidar com tanta sofisticação e requinte, sofrem de pressões extremas para colocar em prática as incontáveis exigências dos clientes diplomatas.

Fui testemunha tanto do orgulho quanto do desgaste provocado entre esses profissionais de eventos por tamanha procura pela excelência. Dois anos no cargo de supervisor da A&C Eventos, no escritório da empresa no Itamaraty, me propiciaram parte importante da experiência em eventos que hoje carrego. Ter diplomatas por clientes é sempre uma grande honra, mas é também garantia de trabalho intenso com vistas a satisfazer exigências extremas.

Em dezembro de 2011 foi realizada nova licitação para contratação da empresa que substituirá a A&C Eventos. Até agora não foi definida oficialmente a vencedora, mas seja lá qual for, desejamos à empresa vitoriosa muito sucesso no comando dessa que é, sem dúvida, a mais “glamourosa” de todas as contas de eventos do Brasil.

Registro Eletrônico de Hóspedes facilitará comprovação de serviços prestados por empresas de eventos

Registro de hóspedes em hotel

A implantação do Sistema Nacional de Registro de Hóspedes – SNRHos, facilitará em muito uma das exigências mais insistentes da CGU e outras entidades de fiscalização e controle dos órgãos públicos no que se refere à produção de eventos corporativos: a comprovação de hospedagem dos convidados aos eventos.

O sistema, que irá armazenar em meio eletrônico as fichas de registro preenchidas pelos hóspedes ao fazer o check-in no hotel, iniciará sua implantação em junho deste ano nas 12 cidades-sede da Copa do Mundo da Fifa 2014, mas o Ministério do Turismo prevê que até dezembro já esteja funcionando na rede hoteleira de todo o país.

Atualmente, as empresas de eventos que prestam serviços para o governo federal precisam comprovar o número real de convidados ao evento que se hospedaram em determinado hotel, mas esta comprovação é feita apenas por meio de comprovantes impressos encaminhados pelos hotéis, e os dados nem sempre são suficientes.

Por isso, embora tenha sido idealizado para modernizar e melhorar a prestação dos serviços para o turista em geral, o sistema de Registro Eletrônico de Hospedagem representa também uma interessante contribuição que permitirá profissionalizar ainda mais o mercado de eventos corporativos no Brasil.

Eventos corporativos e infraestrutura hoteleira

Campanha de doação de órgãos do Min. Saúde

Embora concebida na maioria das vezes para atender o turismo tanto nacional quanto internacional, a infraestrutura hoteleira existente no Brasil tem se mostrado bastante receptiva à industria dos eventos corporativos.

O mercado desse tipo de eventos passou a depender cada vez mais da infraestrutura hoteleira, mas encontra dificuldades motivadas pela carência de espaços físicos apropriados e pela pouca disponibilidade de hospedagens em determinados períodos do ano.

Muitos eventos corporativos vêm sendo cancelados ou forçados a mudar de data ou de local diante da dificuldade de contratação de espaços físicos para sua realização, situação que costuma se agravar no segundo semestre de cada ano, quando a concentração deste tipo de eventos aumenta de forma significativa, sobretudo nas principais capitais do país.

Recentemente, o Ministério do Turismo anunciou uma estimativa de investimento de 10 bilhões na construção de 324 novos empreendimentos hoteleiros até o ano 2019, mas essa previsão não deverá satisfazer o mercado, pois se mostra insuficiente para atender a demanda crescente no setor hoteleiro nacional.

Enquanto isso, e diante do substancial aumento da demanda hoteleira motivada pela realização nos próximos anos dos já anunciados megaeventos esportivos, resta às empresas de eventos e seus clientes a certeza de uma disputa ainda mais acirrada pela contratação de espaços físicos e hospedagem para a realização dos seus eventos corporativos.