sábado, 4 de fevereiro de 2012

Como funcionam as grandes empresas de eventos corporativos?

Charles_Damasceno_FJ_Producoes

Evento “Estratégia Nacional de Combate a Cartéis”
Fotógrafo: Charles Damasceno

Um bom amigo e leitor do blog me sugeriu que tratasse sobre “estrutura e funcionamento das grandes empresas de eventos”. Vou tentar resumir um pouco da minha experiência em empresas deste tipo que prestam serviços para órgãos públicos.

O primeiro aspecto que, a meu ver, chama a atenção em uma grande empresa de eventos corporativos, é a existência de contratos que asseguram uma ou várias contas de eventos de instituições de médio ou grande porte, obtidas geralmente em complexos processos de licitação.

As empresas vencedoras dessas licitações assinam contratos por vários anos com os órgãos licitantes, garantindo um significativo volume e uma substancial freqüência de eventos, além de preços fixos pré-determinados em ata para cada serviço prestado. Essas condições permitem às empresas manter uma estrutura física e organizacional sólida e bem estruturada.

Dessa forma, além da estrutura necessária para o funcionamento de qualquer empreendimento, que inclui pessoal administrativo, financeiro, de atendimento, segurança e limpeza, essas empresas contratam equipes fixas de profissionais que coordenam todo o processo de produção dos eventos, desde a elaboração das planilhas de custos até o fechamento final.

Após receber dos clientes as demandas específicas para cada evento, as equipes se encarregam da locação de espaços físicos e da contratação dos fornecedores e de outros recursos humanos necessários, ao tempo que acompanham de forma minuciosa todo o processo de preparação e montagem e, posteriormente, a execução do evento e o seu fechamento.

Estes profissionais de eventos assumem suas funções como assistentes, produtores, coordenadores, supervisores, gerente(s) e diretor(es). Eles coordenam a produção dos eventos como um todo, mas a maior parte das demandas recebidas termina sendo repassada a fornecedores terceirizados, parceiros que prestam serviços especializados de montagem de estruturas, hospedagem, alimentação, sonorização, transporte, material gráfico, decoração, etc.

Um dos aspectos que gera maiores dificuldades nessas empresas de eventos corporativos é o atendimento ao cliente. Existe nos órgãos públicos grande diversidade de funcionários que interagem na demanda e na organização dos eventos, alguns deles muito bem preparados, mas outros, infelizmente, nem tanto.

Uma preocupação adicional das empresas de eventos que atendem demandas governamentais é a satisfação das constantes e cada vez mais severas exigências das instituições responsáveis pela fiscalização e controle dos órgãos públicos, especialmente a CGU – Controladoria Geral da União, quando se trata do Governo Federal.

Os procedimentos para garantir a prestação de contas a estes órgãos de controle representam esforços e gastos adicionais para as empresas de eventos, mas em contrapartida asseguram legitimidade e transparência e terminam garantindo maiores níveis de excelência na prestação dos serviços.

Muito poderia se escrever sobre o funcionamento das empresas de eventos corporativos que atendem aos órgãos públicos, e com certeza retomaremos o tema em outro momento. Mas desta vez ficaremos por aqui, tendo em vista que esta postagem já ultrapassou a media de tamanho sugerida para os textos do nosso blog. Poderemos aprofundar no tema, se for do interesse dos leitores, nos espaços que esta página reserva aos comentários.

2 comentários:

  1. Bom dia,
    Sigo seu blog e estou gostando muito das suas postagens. Tenho interesse em saber mais sobre a área de eventos, ja que tenho interesse em ingressar nessa área. Gostaria de saber mais a fundo sobre como funciona uma grande empresa, cursos legais para se preparar melhor, área com grande demanda... Obrigada! Jackeline Caixeta

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  2. Bom, dia, Jackeline! As grandes empresas de evento se diferenciam principalmente pelas estruturas mais sofisticadas, que lhes permite assumir grandes desafios com menores riscos. Poucos clientes hoje em dia colocam eventos importantes ou complexos nas mãos de pequenas empresas, mesmo que isso pudesse se reverter em economia de custos.

    Para nós, funcionários dessas grandes empresas de eventos, as vantagens costumam ser inúmeras. Estabilidade relativa no emprego, melhores salários, gratificações generosas, horários de trabalho mais controlados, equipes mais profissionalizadas, melhor distribuição de funções dentro das equipes, maior especialização e apoio significativo de outros setores dentro da empresa também especializados.

    As grandes empresas de eventos podem contar, por exemplo, com departamentos de compras, dedicados exclusivamente à contratação das empresas terceirizadas prestadoras de serviços, ou departamentos de RH, encarregados pela contratação dos recursos humanos externos para cada evento. Assim, por exemplo, o profissional de eventos responsável por uma demanda delega essas outras funções em particular a esses departamentos, e pode se concentrar melhor no atendimento ao cliente e na própria produção do evento. Isso dificilmente acontece numa pequena empresa de eventos, logicamente por falta de recursos para garantir esse tipo de estruturas.

    No que se refere aos cursos, existem hoje em dia vários, e de todo tipo. Cursos curtos de eventos em geral ou específicos para recepcionistas, coordenadores e tudo mais. E cursos também em faculdades e universidades.

    Mas o nosso setor aproveita ainda muito profissionais das mais diversas áreas do conhecimento, e forma as equipes com pessoas com formação em eventos, mas também profissionais vindos de cursos de turismo, administração, letras, tradução, marketing, história, etc. Eu mesmo sou formado em Relações Internacionais, para você ter uma ideia. Mas se você gosta mesmo da área de eventos, uma graduação ou especialização em eventos ou em turismo seria muito apropriada.

    Mil abraços e agradeço muito por seguir o blog e pelo seu comentário.

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