No seu evento você vai usar uma sonorização profissional ou... tipo isso

Calendário de Feiras e Negócios do Brasil - UBRAFE - 2015

Calendário de Feiras UBRAFE - 2013

Em setembro próximo será lançado, em São Paulo, o Calendário de Feiras da UBRAFE - União Brasileira de Promotores de Feiras. Os colegas Profissionais de Eventos devem se manter atentos para ficar sabendo onde e quando irão acontecer boas oportunidades de trabalho em 2015.

A UBRAFE é uma entidade privada, fundada em 1986, que representa as instituições responsáveis pela promoção, operação e montagem das principais feiras de negócio do Brasil.

CICB - Centro Internacional de Convenções do Brasil >>>

#superandoexpectativas!

Todos nós adoramos a surpresa de receber algo a mais quando

menos esperamos - #superandoexpectativas!

Que atire a primeira pedra quem não gosta de eventos!

Reprodução

Esta charge me fez lembrar o quanto todos os brasileiros realmente gostam(os) de eventos, sejam eles esportivos ou culturais, mas também acadêmicos, científicos, técnicos, religiosos, sociais, políticos, estudantis... eventos de todo tipo.

A cada 365 dias, o mundo parece até que para vésperas do carnaval. É verdade: tem gente que "trabalha o ano inteiro por uma fantasia", não é?. Sei que alguns não gostariam que fosse assim. Sei que tem gente que não simpatiza com carnaval, como tem outros que não torcem por futebol e não querem nem saber de Copa do Mundo nem de Olimpíadas.

Mas esse tipo de brasileiros são minoria, e, na boa, mal sabem eles o que estão perdendo! Sem dizer que essas mesmas pessoas são muitas vezes professores que trabalham o ano todo para apresentar o resultado da sua pesquisa naquele grande congresso acadêmico, ou profissionais muito competentes que fazem acontecer maravilhosos eventos corporativos.

Todos simpatizamos com a mágica dos eventos. Se não, como explicar os megaeventos religiosos preparados durante meses por católicos ou evangélicos. E que dizer dos pais queridos que economizam o impossível para garantir aquela linda festa de 15 anos da sua filha. Isso sem falar do casal que planeja desde sempre a sua festa perfeita de casamento.

E, bom, sem comentários sobre os políticos de todas as ideologias que de quatro em quatro anos correm atrás das eleições para assegurar resultados favoráveis a eles e a seus partidos. Eles também adoram um eventinho, não é? E fazem "a festa" e ainda querem que todos nós participemos e apoiemos.

Não adianta: os eventos de todo tipo estão no sangue dos brasileiros! Este é um povo intenso, alegre e divertido, cheio de energias positivas; feito de sacrifício e trabalho duro, e sábio o suficiente para se garantir intervalos onde poder socializar, descansar e se divertir. E, quer saber? Não sei na sua opinião, mas na minha, os brasileiros fazem(os) muito bem em ser(mos) assim.

Bendito o povo brasileiro! E que venha 2014 com o seu carnaval, sua Copa do Mundo, suas eleições e seus milhares de outros eventos de todo tipo!

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Orientação da CGU sobre participação de funcionários da administração pública em eventos externos

Os órgãos de fiscalização, monitoramento e controle do Governo Federal têm a finalidade de verificar se o dinheiro público está sendo utilizado de forma adequada ou se está sendo desviado para outras finalidades.

Cada vez mais atuantes no setor de eventos governamentais, a Controladoria Geral da União – CGU, no seu Manual de Integração Pública e Fortalecimento da Gestão, fornece orientações também para os milhares de gestores municipais atuantes no Brasil.

Entre as sugestões da CGU está a criação de mecanismos de controle internos para regulamentar o recebimento de remunerações de fontes privadas, presentes, transporte, hospedagem ou favores de particulares.

Nesse caso em particular, a participação em eventos externos, tais como seminários e congressos, na opinião da CGU, “poderá ser permitida quando o evento for de interesse da administração pública e as despesas forem por ela custeadas”.

Se o evento for de interesse privado, “as despesas poderão ser pagas por entidade particular, desde que esta não tenha interesse em decisão da autoridade.” Em relação ao recebimento de presentes, o Manual redigido pela CGU estabelece que os mesmos “deverão ser proibidos, salvo quando de valor simbólico”.

O controle do dinheiro público é talvez o mais importante mecanismo de prevenção da corrupção e de fortalecimento da cidadania, motivo pelo qual deverá contar com o apoio não só dos funcionários da administração pública, mas de toda a população.

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Comissão de Turismo e Desporto da Câmara aprova projeto de monitoração eletrônica de eventos

Foto: Leonardo Prado

No dia 7 de novembro, a Comissão de Turismo e Desporto da Câmara dos Deputados modificou a redação e aprovou um projeto de lei que, visando a segurança, obriga os clubes de futebol com mando de campo a filmar as entradas e saídas dos torcedores em estádios e guardar as imagens por um período de no mínimo 60 dias.

Pela proposta original, que foi modificada, organizadores de eventos esportivos com mais de 20 mil pessoas teriam que exigir dos torcedores, no ato da compra do ingresso, documento oficial e comprovante de endereço, além de ser feita uma foto do comprador. Mas após os debates na Comissão de Turismo e Desporto, essas exigências foram retiradas do projeto.

As discussões realizadas na Câmara levaram à exclusão das obrigações mencionadas por considerar questionável a capacidade dos organizadores de colocá-las em prática, e por entender que a medida provocaria mais congestionamento e, por conseguinte, maiores perigos e riscos de desordem. Em troca, ficou estabelecido o procedimento de gravação e arquivamento de imagens.

O projeto segue para análise na Comissão de Constituição e Justiça, onde não deverá sofrer mudanças significativas. Embora o referido projeto tenha como foco a segurança em eventos esportivos, as deliberações acontecidas geraram consensos e criam precedentes sobre procedimentos semelhantes a serem aplicados também em outros tipos de eventos.

Faz já algum tempo que bem se aprofundando o debate sobre a necessidade de se estabelecer maior fiscalização em shows, feiras, congressos convenções y outros eventos de mediano e grande portes, mas a tendência ao cadastramento tradicional individual vem se defrontando com sérias dificuldades operacionais, custos elevados e ineficácia para atingir os objetivos.

Nesse sentido, as recentes discussões em torno do projeto de lei sobre segurança em grandes eventos esportivos abre uma senda que deverá ser percorrida naturalmente pelos organizadores de outros eventos, e o consenso dos parlamentares pelo uso da monitoração eletrônica deverá se estabelecer por enquanto como o procedimento mais eficaz e o único realmente viável.

Dia do Profissional de Eventos

Dia do Profissional de Eventos

Na próxima segunda-feira 30 de abril estaremos comemorando no Brasil o Dia do Profissional de Eventos, uma homenagem mais do que merecida para todos aqueles profissionais que, discretamente, nos bastidores da produção, se entregam em corpo e alma aos cuidados dos mínimos detalhes que permitem transformar sonhos em realidade.

Esses profissionais da perfeição, nos quais pouquíssimas vezes reparamos, têm como obrigação a missão aparentemente ingrata de garantir o sucesso dos outros. É para isso que eles trabalham, para que os outros comemorem e sejam elogiados. E é isso o que eles desfrutam, o sucesso do evento como um todo e a realização e a felicidade dos clientes e os convidados.

Posso lembrar momentos em que presenciei os olhos de alguns desses profissionais brilharem de forma inacreditável em meio a um evento, ou de outros em que os vi literalmente se encherem de lágrimas. Mas é impressionante com a facilidade com que esses discretos lutadores dissimulam o brilho ou fazem desaparecer de imediato a umidade dos olhos, como que por arte de magia. Dor, cansaço, alegria ou desilusão, nada pode desestabilizá-los.

Em algo, porém, eu me sinto privilegiado. Não poucas vezes convivi com profissionais de eventos em momentos extremos, seja de decepção ou euforia, mas sempre em lugares afastados, atrás de um palco, numa sala vazia, numa cadeira esquecida num corredor solitário. Ali eles desabam, num ombro amigo, nos braços de um irmão, junto a um colega de profissão.

Mas isso aí é no dia-a-dia da produção dos eventos, isso é a rotina do ano todo, porém não vai ser assim em 30 de abril, Dia do Profissional de Eventos. Nesse dia vamos comemorar todos juntos, vamos tirar esses profissionais maravilhosos da escuridão dos bastidores e voltar para eles todos os holofotes brancos e coloridos, pois esse dia a festa é do profissional de eventos, 30 de abril a festa é nossa!

Feliz Dia do Profissional de Eventos!

Pablo Fuentes
Profissional de Eventos

Como funcionam as grandes empresas de eventos corporativos?

Evento “Estratégia Nacional de Combate a Cartéis”

Fotógrafo: Charles Damasceno

Um bom amigo e leitor do blog me sugeriu que tratasse sobre “estrutura e funcionamento das grandes empresas de eventos”. Vou tentar resumir um pouco da minha experiência em empresas deste tipo que prestam serviços para órgãos públicos.

O primeiro aspecto que, a meu ver, chama a atenção em uma grande empresa de eventos corporativos, é a existência de contratos que asseguram uma ou várias contas de eventos de instituições de médio ou grande porte, obtidas geralmente em complexos processos de licitação.

As empresas vencedoras dessas licitações assinam contratos por vários anos com os órgãos licitantes, garantindo um significativo volume e uma substancial freqüência de eventos, além de preços fixos pré-determinados em ata para cada serviço prestado. Essas condições permitem às empresas manter uma estrutura física e organizacional sólida e bem estruturada.

Dessa forma, além da estrutura necessária para o funcionamento de qualquer empreendimento, que inclui pessoal administrativo, financeiro, de atendimento, segurança e limpeza, essas empresas contratam equipes fixas de profissionais que coordenam todo o processo de produção dos eventos, desde a elaboração das planilhas de custos até o fechamento final.

Após receber dos clientes as demandas específicas para cada evento, as equipes se encarregam da locação de espaços físicos e da contratação dos fornecedores e de outros recursos humanos necessários, ao tempo que acompanham de forma minuciosa todo o processo de preparação e montagem e, posteriormente, a execução do evento e o seu fechamento.

Estes profissionais de eventos assumem suas funções como assistentes, produtores, coordenadores, supervisores, gerente(s) e diretor(es). Eles coordenam a produção dos eventos como um todo, mas a maior parte das demandas recebidas termina sendo repassada a fornecedores terceirizados, parceiros que prestam serviços especializados de montagem de estruturas, hospedagem, alimentação, sonorização, transporte, material gráfico, decoração, etc.

Um dos aspectos que gera maiores dificuldades nessas empresas de eventos corporativos é o atendimento ao cliente. Existe nos órgãos públicos grande diversidade de funcionários que interagem na demanda e na organização dos eventos, alguns deles muito bem preparados, mas outros, infelizmente, nem tanto.

Uma preocupação adicional das empresas de eventos que atendem demandas governamentais é a satisfação das constantes e cada vez mais severas exigências das instituições responsáveis pela fiscalização e controle dos órgãos públicos, especialmente a CGU – Controladoria Geral da União, quando se trata do Governo Federal.

Os procedimentos para garantir a prestação de contas a estes órgãos de controle representam esforços e gastos adicionais para as empresas de eventos, mas em contrapartida asseguram legitimidade e transparência e terminam garantindo maiores níveis de excelência na prestação dos serviços.

Muito poderia se escrever sobre o funcionamento das empresas de eventos corporativos que atendem aos órgãos públicos, e com certeza retomaremos o tema em outro momento. Mas desta vez ficaremos por aqui, tendo em vista que esta postagem já ultrapassou a media de tamanho sugerida para os textos do nosso blog. Poderemos aprofundar no tema, se for do interesse dos leitores, nos espaços que esta página reserva aos comentários.

Eventos corporativos combinam com... qualidade de vida!

Um  estudo  apresentado  no  início  do  ano  2012  pela Amadeus  - www.amadeus.com  destaca que, atualmente, nos países emergentes, 71% das pessoas que viajam para reuniões de negócios complementam suas atividades profissionais com opções de lazer. E teria sido observada, ainda, uma tendência de forte crescimento nesse sentido.

A ideia de acrescentar valor cultural e diversão às viagens de trabalho vem sendo não só aceita, mas estimulada por algumas empresas no mundo todo. Viagens de trabalho costumam ser cansativas e desgastantes para funcionários e executivos, mas essa situação pode ser amenizada com um pouco de senso de oportunidade.

Incentivar a combinação de trabalho com lazer parece fazer parte cada vez mais de um processo de amadurecimento de grandes empresas e instituições, e essa nova mentalidade estaria tomando conta dos eventos corporativos. E o que é mais importante: esse processo estaria sendo visto como algo benéfico que em nada afeta os resultados corporativos.

Uma rápida olhada em programas, relatórios e publicações relativas a eventos nacionais e internacionais nos permitiria acompanhar esta tendência que deverá se consolidar nos próximos anos. Viagens de trabalho que incorporam qualidade de vida, ao que tudo indica, uma feliz reinvenção do setor de eventos e turismo.

Como lidar com a insatisfação de clientes em eventos?

Evento do Ministério da Justiça, Brasil
Foto: Charles Damasceno

Mesmo treinados para agir com elegância e imediatez diante de situações adversas e imprevistas, os profissionais de eventos devemos tomar sempre alguns cuidados adicionais na hora de nos deparar com a eventual insatisfação de um cliente.

A primeira reação de qualquer pessoa ante um questionamento desagradável ou constrangedor é se colocar numa posição defensiva, mas essa atitude nos conduz geralmente ao desentendimento e à incompreensão. Cabe a nós, profissionais de eventos, tentar impedir que a insatisfação de um cliente se transforme em motivo de discórdia ou discussão, ainda menos durante a montagem ou realização de um evento.

Os profissionais de eventos devemos agir sempre com inteligência emocional, oferecendo ao cliente a oportunidade de manifestar da melhor forma os motivos da insatisfação. Evitemos ficar o tempo todo debatendo ou contra-argumentando, isso só faria com que o cliente insista ainda mais na posição que ele defende e não vai melhorar a situação.

Devemos refletir sobre o que está sendo argumentado pelo cliente e tentar encontrar elementos que levem a uma melhor compreensão do que possa estar acontecendo, e, se for possível, a uma solução parcial ou total daquilo que teria motivando a insatisfação.

Pode até soar um pouco estranho aos nossos ouvidos, mas clientes muitas vezes têm mesmo a razão. E no trato com um cliente insatisfeito às vezes é mais produtivo e benéfico para nós poder encontrar elementos de concordância e compreensão do que simplesmente discordar.

Nunca podemos esquecer que, em caso de percebermos alguma falha nossa, o mais correto será agir com honestidade, manifestar ao cliente as nossas sinceras desculpas e tentar, dentro do que for possível, corrigir a situação. E mais, se o caso realmente o merecesse, seria interessante oferecer ainda ao cliente algum tipo de compensação ou reparação.

Atitudes que nos possibilitam, como profissionais de eventos, mostrarmos respeito e consideração pelo cliente, rendem geralmente excelentes resultados e nos permitem atingir o maior dos objetivos: a satisfação cada vez maior dos clientes pela excelência na prestação dos nossos serviços!

Itamaraty: a mais “glamourosa” das contas de eventos

Cúpula Brasil, China, Índia e Rússia - Palácio Itamaraty

O Palácio Itamaraty, no Ministério das Relações Exteriores, é palco toda semana de vários eventos das mais diversas categorias, que vão desde simples reuniões de trabalho entre diplomatas, cursos, palestras e seminários, até elegantes jantares e recepções oferecidas a excelentíssimos chefes de Estado e de Governo.

Para tomar conta de tantas e tão diversas cerimônias, existe, logicamente, um respeitável Cerimonial; mas para a produção em si dos eventos e a subcontratação dos serviços e sublocação de equipamentos e outros itens necessários, é contratada, mediante licitação pública, uma empresa especializada em eventos.

Desde o fim da Fundação Cabo Frio, em 1994, ocuparam essa distinta função, por diversos períodos, a DMF Congressos, a Aplauso Eventos e a A&C Eventos, todas grandes empresas radicadas em Brasília e que instalaram parte das suas estruturas dentro do próprio Ministério das Relações Exteriores.

Os eventos produzidos por essas empresas no Palácio Itamaraty contam sempre com o sabor especial que lhes confere o refinado mundo da diplomacia; mas os diversos profissionais de eventos que para elas prestam serviços, embora se mostrem orgulhosos por lidar com tanta sofisticação e requinte, sofrem de pressões extremas para colocar em prática as incontáveis exigências dos clientes diplomatas.

Fui testemunha tanto do orgulho quanto do desgaste provocado entre esses profissionais de eventos por tamanha procura pela excelência. Dois anos no cargo de supervisor da A&C Eventos, no escritório da empresa no Itamaraty, me propiciaram parte importante da experiência em eventos que hoje carrego. Ter diplomatas por clientes é sempre uma grande honra, mas é também garantia de trabalho intenso com vistas a satisfazer exigências extremas.

Em dezembro de 2011 foi realizada nova licitação para contratação da empresa que substituirá a A&C Eventos. Até agora não foi definida oficialmente a vencedora, mas seja lá qual for, desejamos à empresa vitoriosa muito sucesso no comando dessa que é, sem dúvida, a mais “glamourosa” de todas as contas de eventos do Brasil.