Sobre o uso de uniforme e outras formalidades para recepcionistas e coordenadores de eventos

Diego Von e Gracielle Ferreira

Algumas funções dentro do universo da produção de eventos exigem cuidados especiais, e em não poucas delas a boa aparência se torna um diferencial importante, tanto quanto a disciplina, a experiência profissional ou o conhecimento técnico.

Ao serem contratados para prestar serviços, recepcionistas e coordenadores de eventos são geralmente lembrados sobre detalhes relativos ao vestuário e aos adereços que poderão ou deverão ser utilizados. Na maioria das vezes, dependendo das características do evento, são exigidos uniformes e acessórios discretos.

Em eventos corporativos costuma ser utilizado em mulheres o tradicional blazer de cor preto ou azul marinho com calça ou saia na mesma cor e blusa branca, acompanhado por vezes de lenço de cor básica. Sapatos pretos não muito altos, cabelo preso e bem penteado, maquiagem leve e adereços muito discretos completam o visual ideal.

Em outros tipos de eventos, como feiras, lançamentos de produtos, apresentações culturais e esportivas, por exemplo, poderão ser empregados outros tipos de vestuários, mas respeitando-se alguns princípios básicos, entre os quais padronização, fácil identificação, visual profissional, adequação ao ambiente, praticidade, conforto, discrição e simplicidade.

A utilização de uniformes e outros padrões visuais por recepcionistas e coordenadores de eventos é uma prática internacional que tem a sua razão de ser e seu fundamento. Algo importante a se ter em conta é que esses profissionais têm a missão de fazer com que tudo dê certo no evento, motivo pelo qual precisam ser visualmente identificáveis, não devendo ser confundidos com clientes ou participantes.

O uso do uniforme destaca ainda a imagem de organização, facilitando o trabalho e evitando interpretações distorcidas da função desses profissionais. Padronizados no vestuário e na discrição da aparência física, recepcionistas e coordenadores assumirão melhor seu importante papel nos bastidores do evento, e poderão incorporar melhor o sentimento de se sentirem parte ativa de uma equipe de trabalho.

No mais, disposição para ajudar, postura correta, comportamento discreto, foco no atendimento, olhar sempre atento e um sorriso fácil e discreto nos lábios complementam de forma especial a elegância natural daqueles que fazem da excelência no atendimento a sua razão de ser profissional.

Como funcionam as grandes empresas de eventos corporativos?

Evento “Estratégia Nacional de Combate a Cartéis”

Fotógrafo: Charles Damasceno

Um bom amigo e leitor do blog me sugeriu que tratasse sobre “estrutura e funcionamento das grandes empresas de eventos”. Vou tentar resumir um pouco da minha experiência em empresas deste tipo que prestam serviços para órgãos públicos.

O primeiro aspecto que, a meu ver, chama a atenção em uma grande empresa de eventos corporativos, é a existência de contratos que asseguram uma ou várias contas de eventos de instituições de médio ou grande porte, obtidas geralmente em complexos processos de licitação.

As empresas vencedoras dessas licitações assinam contratos por vários anos com os órgãos licitantes, garantindo um significativo volume e uma substancial freqüência de eventos, além de preços fixos pré-determinados em ata para cada serviço prestado. Essas condições permitem às empresas manter uma estrutura física e organizacional sólida e bem estruturada.

Dessa forma, além da estrutura necessária para o funcionamento de qualquer empreendimento, que inclui pessoal administrativo, financeiro, de atendimento, segurança e limpeza, essas empresas contratam equipes fixas de profissionais que coordenam todo o processo de produção dos eventos, desde a elaboração das planilhas de custos até o fechamento final.

Após receber dos clientes as demandas específicas para cada evento, as equipes se encarregam da locação de espaços físicos e da contratação dos fornecedores e de outros recursos humanos necessários, ao tempo que acompanham de forma minuciosa todo o processo de preparação e montagem e, posteriormente, a execução do evento e o seu fechamento.

Estes profissionais de eventos assumem suas funções como assistentes, produtores, coordenadores, supervisores, gerente(s) e diretor(es). Eles coordenam a produção dos eventos como um todo, mas a maior parte das demandas recebidas termina sendo repassada a fornecedores terceirizados, parceiros que prestam serviços especializados de montagem de estruturas, hospedagem, alimentação, sonorização, transporte, material gráfico, decoração, etc.

Um dos aspectos que gera maiores dificuldades nessas empresas de eventos corporativos é o atendimento ao cliente. Existe nos órgãos públicos grande diversidade de funcionários que interagem na demanda e na organização dos eventos, alguns deles muito bem preparados, mas outros, infelizmente, nem tanto.

Uma preocupação adicional das empresas de eventos que atendem demandas governamentais é a satisfação das constantes e cada vez mais severas exigências das instituições responsáveis pela fiscalização e controle dos órgãos públicos, especialmente a CGU – Controladoria Geral da União, quando se trata do Governo Federal.

Os procedimentos para garantir a prestação de contas a estes órgãos de controle representam esforços e gastos adicionais para as empresas de eventos, mas em contrapartida asseguram legitimidade e transparência e terminam garantindo maiores níveis de excelência na prestação dos serviços.

Muito poderia se escrever sobre o funcionamento das empresas de eventos corporativos que atendem aos órgãos públicos, e com certeza retomaremos o tema em outro momento. Mas desta vez ficaremos por aqui, tendo em vista que esta postagem já ultrapassou a media de tamanho sugerida para os textos do nosso blog. Poderemos aprofundar no tema, se for do interesse dos leitores, nos espaços que esta página reserva aos comentários.